Las características de Excel más comunes y sobresalientes son su presentación en cuadrículas llamadas celdas, sus funciones de automatización de cálculos con numerosas fórmulas y la posibilidad de crear presentaciones de gráficas.
Desarrollado por la compañía Microsoft a mediados de los años 80, es un programa de hoja de cálculo electrónica para computadoras y otros dispositivos similares, usado para el almacenamiento, organización y manipulación de datos.
El manejo—al menos básico—de Excel se ha convertido en un requerimiento casi obligatorio del Curriculum Vitae de todo aquel que desee ser contratado para un empleo convencional; ya más que una habilidad extra, conocer el funcionamiento de Excel es una necesidad.
Probablemente sea el software más importante en todo sitio de trabajo que emplee computadoras y es uno de los programas más usados por compañías, empresas y pequeños negocios, sobre todo en el área contable.
Sus funciones como hoja de cálculo permiten muchas facilidades para llevar registro de actividades financieras, como también sus opciones de organizar la información tanto de datos numéricos y alfabéticos para su posterior presentación en reportes, balances, cuadros y gráficas.
Excel forma parte del paquete de software de Microsoft Office, junto con otros programas como Word y Power Point.
Tanto para el trabajo de oficina, como para pequeños y medianos empresarios, trabajos escolares o académicos, o simplemente para el uso casual, la funcionalidad de Microsoft Excel se reporta mundialmente como la más fácil y eficiente de usar.
10 características básicas sobre Excel
1- Celdas
Es una matriz bidimensional de columnas y filas entrecruzadas que forma la famosa y conocida cuadrícula de la presentación de Excel.
La información se introduce en las celdas, que es el pequeño rectángulo donde cada fila y columna se encuentran.
Las columnas, están dispuestas de manera vertical e identificadas por letras—de izquierda a derecha—en la fila guía ubicada en el tope.
Las filas están presentadas horizontalmente y se numeran cardinalmente—de arriba hacia abajo—en la columna guía a la izquierda.
De esta manera, cada celda es fácilmente identificable con la letra y el número de la columna y fila que le corresponda.
Con un simple click en la celda deseada, Excel te permite seleccionar para comenzar a introducir tanto letras como números.
2- Hoja de trabajo
Es el nombre que se le da a la sábana completa de cuadrículas donde están todas las celdas. Las últimas versiones del programa manejan 1.048.576 filas y 16.348 columnas, desde la ‘A’ hasta la última identificada con las letras ‘XFD’.
Las hojas de trabajo están identificadas en la parte inferior izquierda con unas etiquetas que pueden renombrarse a la necesidad del usuario.
3- Libros de trabajo
Es el nombre común de los archivos de Excel los cuales pueden contener varias hojas de trabajo. Para cambiar entre hojas de trabajo basta con seleccionar las etiquetas ubicadas abajo y a la izquierda de la pantalla del programa.
Tradicionalmente los libros de trabajo eran guardados en archivos con la extensión ‘.XLS’, pero desde la versión del 2007 la extensión cambió a ‘.XLSX’.
Las nuevas versiones aún pueden abrir los archivos con extensión vieja, pero en caso contrario es necesario la instalación de un paquete de compatibilidad.
4- Cintas de opciones
Desde la versión 2007, los programas del paquete de Microsoft Office reemplazaron el menú tradicional por cintas con las opciones dispuestas en iconos. Son una especie de menú visual donde las opciones se mantienen abiertas.
Cada cinta contiene una serie de funciones relacionadas con íconos característicos. Por ejemplo, la cinta de “Inicio” tiene las opciones más comunes como tipo, color y tamaño de fuente; la cinta de “Insertar” contiene las funciones de insertado de tablas, cuadros, imágenes, entre otros.
5- Fórmulas
Además de números y texto, las celdas pueden contener fórmulas y esta es la peculiaridad que hace de Excel una hoja de cálculo por excelencia.Con las formulas, Excel presenta el resultado de una operación matemática en la celda seleccionada.
Ejemplo: al escribir “=3+5” en una celda, el programa mostrará el número “8”.
Esta función es principalmente usada para realizar cálculos con los datos numéricos insertados en las celdas.
Al ingresar dentro de la formula la identificación de las celdas involucradas, el programa realiza la operación, y también mantiene los resultados actualizados en caso de que las cifras en las celdas involucradas cambien.
Ejemplo: al escribir en la celda C3 la fórmula “=A3+B3”, Excel sumará los valores que haya en las celdas A3 y B3 y mostrará el resultado en C3.
Si los valores fueras 3 y 5 respectivamente, el resultado sería 8. Si se cambiase 5 por 9 en la celda B3, el resultado en C3 se actualizaría a 12.
Todas las operaciones de aritmética básica pueden calcularse con fórmulas de Excel en sus hojas de trabajo.
6- Funciones
Excel ofrece una serie de funciones predeterminadas más complejas y especializadas que pudieran agregarse a las formulas, como por ejemplo operaciones matemáticas y trigonométricas como la resta, seno y coseno; financieras como descuentos y tasas; y otras funciones estadísticas, referenciales y lógicas.
En cada celda puede haber sólo una formula, pero cada formula puede contener múltiples funciones.
7- Gráficas
Excel permite presentar visualmente los datos de una hoja de trabajo con diferentes tipos de gráficas.
Dependiendo del propósito, el programa ofrece gráficas de barra, circulares o tortas, gráficas de línea, de área y de dispersión XY.
8- Tablas de Excel
Es una herramienta de almacenamiento estructural de datos tabulares en una selección de columnas y filas que el programa mantiene independiente de la hoja de trabajo, para el posterior manejo por parte del usuario.
9- Tablas dinámicas
T
ambién llamadas tablas pivote, permite el análisis de grandes cantidades de datos dentro de las hojas de trabajo para luego presentarlos en reportes complejos o tablas sin necesidad de escribir formulas.
10- Macros
Son pequeños programas que se escriben en lenguaje de programación de Visual Basic o “VBA” (Visual Basic for Applications) que ayudan a la automatización de procesos y operaciones en las hojas de trabajo.
Es una característica para usuarios avanzados que permite programar conectividades en las bases de datos, hacer analíticos, formularios, algoritmos, filtros, búsquedas web, entre otros.